Scrum projectmanagement – snel, effectief, flexibel en motiverend

Scrum is een Agile projectmanagement methode – een effectievere en flexibelere manier van werken – die het voor een team mogelijk maakt projecten op een productievere wijze op te leveren en eventuele problemen snel te tackelen.

Binnen Scrum wordt er gewerkt in zelf-organiserende teams bestaande uit verschillende specialisten en Scrum rollen. Degene die het proces begeleidt, wordt de Scrum Master genoemd. Deze persoon zorgt ervoor dat het team optimaal kan presteren. Het team en de Scrum Master werken samen met de Product Owner, die als intermediair fungeert tussen de klant (voor wie het product gemaakt wordt) en het projectteam in staat.

Hoe werkt de Scrum-werkwijze?

Met een sprint wordt een afgebakende tijdsperiode van ongeveer 2 tot 4 weken aangeduid. Een sprint begint met een planning, en eindigt met een review en retrospective meeting. Hoeveel sprints er van toepassing zijn, verschilt per project. Om de taken binnen een sprint goed uit te voeren, is onderling overleg tussen de teamleden noodzakelijk. Daarom is er elke dag een kort overleg met het team; de Daily Scrum.

Na elke sprint wordt een (deel)product opgeleverd, waarna een evaluatie volgt en er ruimte is voor feedback vanuit onder andere de klant. Dit wordt gedaan om ervoor te zorgen dat het functioneren van het team steeds nóg beter wordt en er snel ingespeeld kan worden op eventuele aanpassingen. Na deze review momenten begint het proces weer opnieuw in de volgende sprint.

Wanneer ga je ‘Scrummen’?

De methodiek wordt vaak gehanteerd wanneer de klant nog niet precies weet hoe bepaalde taken aangepakt moeten worden en wanneer er veel veranderingen worden verwacht tijdens het proces. Dit zijn de twee belangrijkste redenen om Scrum te gebruiken.

Omdat scrumteams zelf-organiserende teams zijn, sluit dit goed aan bij scholen die geloven in zelforganisatie en vertrouwen hebben in de capaciteiten van hun studenten. Docenten moeten hierdoor ook een andere rol op zich nemen, die van coach, facilitator en inspirator.

Sprint Retrospective

Tijdens de sprint retrospective wordt teruggekeken op het functioneren van het Scrumteam zelf. Er worden verbeterpunten aangekaart, die in de volgende sprint meegenomen worden. Deze bijeenkomst duurt maximaal 3 uur.

Het doel is:

• Terug kijken hoe de vorige sprint ging met betrekking tot mensen, relaties tussen de teamleden en het proces.
• Mogelijke verbeterpunten in kaart te brengen.
• Een plan maken voor het implementeren van de verbeterpunten.

Evalueren – retrospective

De Scrum Master moedigt het team aan om te verbeteren, zodat de volgende sprint nóg effectiever en leuker wordt. Het idee van de retrospective is mooi. Dit leidt immers tot verbetering. De ‘ideale’ retrospective bestaat helaas niet, maar er zijn een aantal aandachtspunten waardoor je als teamlid aardig in de buurt komt:

• Beklim het podium: Ervoor proberen te zorgen dat iedereen tijdens de sprint retrospective iets zegt. Anders zijn steeds dezelfde mensen aan het woord, en worden ook steeds dezelfde verbeterpunten aangedragen die niet altijd de juiste hoeven te zijn.
• Verzamel gegevens: Probeer de herinneringen van de teamleden te stimuleren. Zo ontstaat er een beeld van de sprint vanuit diverse oogpunten.
• Genereer inzicht: Met de verzamelde gegevens kun je aan het werk. Je ontdekt patronen en creëert zo een bewustwordingsproces.
• Beslis wat je gaat doen: Met de ontdekte patronen kun je verbeteringen gaan doorvoeren in de volgende sprint. Laat de teamleden kiezen welke patronen de meeste prioriteit voor verbetering hebben.
• Sluit de retrospective af: Tijdens dit onderdeel bedank je iedereen voor zijn of haar inzet. Maar doe wel iets met de feedback!

 

10 Retrospective vormen

1. Standaard

 

De standaard Scrum retrospective bestaat uit het volgende agenda:

• Wat hebben we goed gedaan en moeten we bespreken zodat we het niet vergeten?
• Wat hebben we geleerd?
• Wat moeten we in de toekomst anders doen?
• Wat begrijpen we nog steeds niet?

De vragen beginnen positief om zo een goede mindset te creëren voor het vervolg.
Door deze vier vragen een voor een te beantwoorden ontstaat een duidelijk beeld over de voorgaande sprint en de te nemen acties.

2. Zeester

 

Aan het begin van de retrospective tekent de Scrum Master op een bord of flipover een ‘zeester’.

De Scrum teamleden noteren op post-its een antwoord op elk van de vragen:

• Welke zaken moeten we blijven doen?
• Welke zaken moeten we meer van doen?
• Welke zaken moeten we minder van doen?
• Waarmee moeten we beginnen?
• Waarmee moeten we stoppen?

Vervolgens plakken zij allemaal de post-it bij de betreffende arm van de zeester.
Door deze methode worden de antwoorden van elk lid transparant en kan de discussie starten.

3. Vlieger

 

De Scrum Master tekent aan het begin van de retrospective een vlieger. De vlieger vertegenwoordigt de positieve zaken die het Scrumteam heeft geïdentificeerd en waar ze mee door willen gaan. Deze vlieger zit verstrikt in elektriciteitsdraden die obstakels op het organisatieniveau vertegenwoordigen.

Tenslotte zit het vliegertouw in de knoop, dit is de weergave van de obstakels op team niveau.

Doordat goed te zien is op welk niveau obstakels bestaan, worden de te nemen acties concreet geformuleerd.
Ook is met deze methode helder wat de zaken zijn waar het team mee door wilt gaan.

4. WWW

 

De Scrummaster verdeelt voor de restrospective het bord in drieën:

• Werkt een beetje: zaken die op zich goed gingen, maar nog bijgewerkt kunnen worden.
• Werkt goed: alle zaken die echt goed gingen.
• Werkt niet goed: alles dat niet leidt tot een positief sprint resultaat.

Het Scrumteam zet op post-its al hun bevindingen over de afgelopen sprint en groepeert deze vervolgens onder een van de drie categorieën.
Daarna volgt het gesprek om tot verbeteringen te komen.

5. Story telling (Rory Cubes)

Rory Cubes zijn dobbelstenen met in plaats van cijfers verschillende tekeningen op de zijden.

Elk team lid gooit de 9 dobbelstenen en verdeelt de uitkomst in drie groepen (begin, midden, einde).

Aan de hand van de verdeling vertelt zij een verhaal over de afgelopen sprint.
Hierna is de volgende persoon aan de beurt.

Het vertellen van verhalen is een krachtige manier om een retrospective te houden, omdat de inhoud op deze manier gestructureerd aan bod komt.

Ook wordt de inhoud beter onthouden.

6. K.A.L.M.

 

K.A.L.M. staat voor:

• Keep – Iets dat het team goed doet en dat moet worden behouden
• Add – Een nieuw idee om te verbeteren
• Less – Iets dat momenteel wordt gedaan, maar dat niet bijdraagt aan het doel
• More – Iets dat momenteel wordt gedaan en dat als het meer wordt gedaan meer kan bijdragen aan het doel.

Op het bord worden onder elkaar de woorden More, Keep, Less geschreven. Links van deze lijn staat het woord Add met een pijl naar de lijn. De leden van het Scrumteam schrijven hun punten op post-its en plaatsen deze bij het juiste kopje.
Hierdoor ontstaat een visuele weergave van alle punten en kan de retrospective discussie beginnen.

7. De Racewagen

Op het bord tekent de Scrum Master een Racewagen die wordt afgeremd door een parachute.
De leden van het Scrumteam schrijven per post-it die zaken die hun:

• Hebben afgeremd
• Hebben doen versnellen

De zaken die remmend hebben gewerkt worden geplakt bij de parachute en de versnellers bij de racewagen zelf.

Hierna kan de discussie worden gevoerd om tot verbeteracties te komen.

8. Open de doos

Teken een doos midden op een bord. In deze doos ‘zitten’ alle acties die tijdens de afgelopen sprint hebben plaatsgevonden.
De rest van het bord wordt opgedeeld in drie delen.

• Een Stop deel, hier worden post-its geplaatst met acties die niet bijdragen aan het doel.
• Een Doe deel, hier worden nieuwe acties en ideeën geplaatst die in de toekomst een positieve bijdrage kunnen gaan vormen voor het doel.
• Een Recycle deel, hier worden acties geplaatst die het Scrumteam moet blijven doen om het doel te bereiken.

Een alternatieve manier van deze retrospective vorm is het plaatsen van een fysieke doos in de Scrum ruimte. Hierin stoppen de leden van het Scrumteam gedurende de sprint notities zodra zich iets voor doet dat van belang is voor het functioneren van het team.
Tijdens de retrospective wordt de doos geopend en worden deze notities op het bord op de juiste plek geplaatst en kan de restrospective discussie van start gaan.

9. Gevoelens tijdlijn

De Scrum Master tekent een tijdslijn die de sprint vertegenwoordigt.

Daarbij worden op de tijdslijn enkele belangrijke gebeurtenissen die tijdens de sprint hebben plaatsgevonden weergegeven.

• Teken boven de tijdslijn een happy face en onder de tijdslijn een sad face.
• Gebruik verschillende kleuren post-its, bijvoorbeeld geel voor proces, groen voor mensen, blauw voor externe invloeden, paars voor invloeden binnen het team.
• Vraag vervolgens aan het Scrumteam om hun punten per soort op de juiste kleur post-it te schrijven en deze op de tijdlijn te plaatsen. Hierbij worden positieve punten hoog (aan de happy face kant) en negatieve punten laag (aan de sad face kant) geplaatst. Dit visualiseert de punten die tijdens de retrospective besproken worden.

10. M&M retrospective

De Scrum Master stopt de inhoud van een zak M&M’s in een pot. Vervolgens wordt elk lid van het Scrumteam een voor een uitgenodigd om een M&M uit de pot te halen.
De kleur van de M&M vertegenwoordigt een categorie vragen waarop een antwoord moet worden gegeven, bijvoorbeeld:

• Bruin: Wat ging goed, wat moeten we blijven doen?
• Rood: Wat ging minder goed, waar moeten we mee stoppen?
• Geel: Wat is een nieuw idee waarmee we direct moeten beginnen?
• Groen: Welke activiteit moeten we meer doen?
• Blauw: Welke activiteit moeten we minder doen?

Na het beantwoorden van de vraag, mag de M&M uiteraard opgegeten worden!

Lees meer

• eLearning Living Lab
• ALERT tool als hulpmiddel voor de keuze van materialen
• Videostrategie in 7 stappen
• Pitchen: Zo houd je de aandacht van het publiek vast
• SMARTCirculair Tookit